Die wichtigsten Fragen:
- Was ist bei der Wahl der Beteiligtenkonstellation zu beachten?
- Warum wird eine Anmeldung wegen der Bewilligung abgelehnt?
- Wie muss die Warenbeschreibung aussehen, damit die Anmeldung nicht hängen bleibt?
- Welche Fehler passieren beim statistischen Warenwert?
- Was passiert, wenn Genehmigungscodierungen fehlen?
- Was passiert, wenn der Ausgangsvermerk ausbleibt – und welche Fristen gelten im Nachforschungsersuchen?
- Wie lässt sich die Erstellung der Ausfuhranmeldung im Alltag beschleunigen?
Im Support begegnen uns fast täglich Ausfuhranmeldungen – und mit ihnen dieselben wiederkehrenden Fragen und Stolpersteine, die Ihnen möglicherweise auch bekannt vorkommen. Eine elektronische Ausfuhranmeldung müssen Sie immer dann abgeben, wenn Sie Waren in ein Drittland exportieren. Formal folgt sie strengen Regeln: Schon kleine Eingabefehler können dazu führen, dass eine Anmeldung vom ATLAS-Server zurückgewiesen oder vom Abfertigungsbeamten abgelehnt wird. In diesem Blogbeitrag fassen wir zusammen, an welchen Stellen in der Praxis am häufigsten Fehler entstehen, wie Sie diese vermeiden und wie Sie die Erstellung Ihrer Anmeldung im Arbeitsalltag beschleunigen können.
Was ist bei der Wahl der Beteiligtenkonstellation zu beachten?
Wenn Sie eine Anmeldung in ATLAS-Ausfuhr erstellen, müssen Sie die sogenannte Beteiligtenkonstellation korrekt codieren. Sie legt fest, wer als Ausführer, Anmelder und ggf. Vertreter oder Subunternehmer auftritt. Sind Ausführer (zoll- und außenwirtschaftsrechtlich) und Anmelder bei Ihnen identisch, ist die Angabe im Aufwand überschaubar. Kommen jedoch weitere Beteiligte wie Zollvertreter oder Subunternehmer hinzu, oder unterscheiden sich bei Ihnen der zoll- und außenwirtschaftsrechtliche Ausführer, steigt die Komplexität bei der Ermittlung der richtigen Konstellation. Je komplexer Ihre Lieferkette ist, desto sinnvoller ist es häufig, sich diese bildlich vor Augen zu führen – etwa in einer einfachen Skizze –, um die Beteiligten und die jeweiligen Vertragsbedingungen zu identifizieren. Dann fällt Ihnen die Ermittlung der richtigen Beteiligtenkonstellation häufig leichter.
Hinweis:
Auch der Warenempfänger ist häufig ein Feld mit Beanstandungspotenzial. Tragen Sie hier immer den tatsächlichen Warenempfänger ein – also denjenigen, der die Ware in Empfang nimmt, unabhängig vom Rechnungsempfänger. Übernimmt Ihr Spediteur lediglich den Transport, ist er in der Regel kein Beteiligter, den Sie bei der Beteiligtenkonstellation berücksichtigen müssen – hier ist die Eintragung im Feld „Beförderer“ sinnvoll.
Warum wird eine Anmeldung wegen der Bewilligung abgelehnt?
Verfügen Sie über eine Bewilligung zum Vereinfachten Anmeldeverfahren (im ATLAS-Sprachgebrauch als „Status des zugelassenen Ausführers“ bzw. SDE bezeichnet), deckt diese Bewilligung nicht automatisch alle Warennummern ab. Im Rahmen des Bewilligungsverfahrens beantragen Sie die für Ihre Prozesse notwendigen Zolltarifnummern. Diese sollten Sie im Rahmen Ihres Bewilligungsmanagements auch regelmäßig prüfen und bei Bedarf anpassen. Denn melden Sie eine Warennummer an, die von Ihrer bestehenden Bewilligung nicht erfasst ist, weist ATLAS die Anmeldung zurück.
Tipp:
Prüfen Sie vor der Anmeldung, ob die zu exportierende Warennummer von Ihrer SDE-Bewilligung erfasst ist. Ist das nicht der Fall, können Sie die Sendung alternativ im zweistufigen Normalverfahren anmelden – entweder mit Gestellung bei der Ausfuhrzollstelle oder mit Gestellung außerhalb des Amtsplatzes.
Wie muss die Warenbeschreibung aussehen, damit die Anmeldung nicht hängen bleibt?
Bei der Warenbeschreibung erwartet der Zoll von Ihnen mehr als den reinen Wortlaut des Zolltarifs. Als Faustregel gilt: Anhand Ihrer Warenbeschreibung muss es möglich sein, zur gleichen Zolltarifnummer zu gelangen, die Sie angemeldet haben. Fehlen Angaben zur stofflichen Zusammensetzung oder technische Details, lässt sich Ihre angegebene Zolltarifnummer nicht plausibilisieren – das betrifft besonders komplexe oder erklärungsbedürftige Produkte. Eine unvollständige Warenbeschreibung zählt zu den häufigsten Gründen dafür, dass Ihnen eine Zollanmeldung mit der Bitte um Prüfung zurückgegeben wird.
Welche Fehler passieren beim statistischen Warenwert?
Den statistischen Wert müssen Sie gemäß § 12 AHStatDV ermitteln und vom reinen Rechnungswert unterscheiden. Grundlage ist Ihr Rechnungsbetrag zuzüglich der Beförderungskosten bis zur deutschen Grenze. Kosten, die erst dahinter anfallen, gehören nicht hinein. Ob Sie Kosten hinzurechnen oder abziehen, hängt maßgeblich vom vereinbarten Incoterm® ab: Liegt der Kostenübergang vor der Grenze (z. B. EXW, FCA), rechnen Sie die bis zur Grenze anfallenden Kosten hinzu. Liegt er dahinter (z. B. CIF, DAP), ziehen Sie die bereits enthaltenen Kosten von der Grenze bis zum Kostenübergang ab.
Beispiel:
Sie verkaufen eine Maschine (EXW München) zu einem Rechnungswert von 980 € an einen Schweizer Kunden. Für den Transport bis zur deutsch-schweizerischen Grenze fallen 50 € an.
Statistischer Wert = 980 € + 50 € = 1.030 €.
Was passiert, wenn Genehmigungscodierungen fehlen?
Viele Exportwaren unterliegen Genehmigungs- oder Kontrollpflichten. Die jeweiligen zollrechtlichen Maßnahmen können Sie im Elektronischen Zolltarif ermitteln. Fehlen die entsprechenden Genehmigungscodes oder Negativcodierungen in Ihrer Ausfuhranmeldung, kann das bei einer Kontrolle zu Beanstandungen führen.
Hinweis:
Genehmigungspflichten werden in der Praxis häufig unterschätzt, insbesondere bei Gütern, die nicht auf den ersten Blick als kontrollpflichtig erkennbar sind. Lesen Sie mehr darüber, wie Sie Maßnahmen auf der Exportseite ermitteln, in unserem Blogbeitrag „Praxisbeispiel: Ermittlung von zollrechtlichen Maßnahmen auf der Exportseite“.
Beachten Sie hier bitte auch, dass Sie eine Zollanmeldung häufig auch ohne Anmeldung möglicher Unterlagencodierungen rein technisch abgeben können. Das betrifft vor allem sogenannte Negativcodierungen. Die Pflicht zur Einhaltung von Verboten und Beschränkungen liegt bei Ihnen als Anmelder. Durch die Angabe von (Negativ-)Codierungen in Ihrer Ausfuhranmeldung machen Sie deutlich, dass Sie dieser Pflicht nachgekommen sind. Gerade im vereinfachten Anmeldeverfahren werden Ihre Anmeldungen nur stichprobenweise und meist in größeren Abständen kontrolliert. Den Großteil Ihrer Sendungen überlässt der Zoll im Rahmen der Vereinfachung automatisiert in das Ausfuhrverfahren. Fällt durch nachträgliche Prüfungen auf, dass Sie Pflichten nicht eingehalten haben, kann das – je nach Schwere der Verfehlung – bußgeld- oder strafrechtliche Konsequenzen für Sie haben.
Was passiert, wenn der Ausgangsvermerk ausbleibt – und welche Fristen gelten im Nachforschungsersuchen?
Bleibt die elektronische Bestätigung, dass Ihre Ware das Zollgebiet der Union verlassen hat (Ausgangsvermerk, AGV), aus, wird Ihr Ausfuhrvorgang als offen geführt. Hierfür sieht ATLAS das sogenannte Nachforschungsersuchen (Follow-up-Verfahren) vor. Reagieren Sie nicht selbst, leitet der Zoll automatisiert 90 Tage nach der Überlassung Ihrer Ware in das Ausfuhrverfahren das Nachforschungsersuchen ein. Sie bzw. Ihr direkter Vertreter erhalten dazu die Nachricht „Wiedervorlage zur Ausfuhr“. Ab Eingang dieser Anfrage bleiben Ihnen 60 Tage Zeit, um zu antworten (Antwortmöglichkeiten: „Ausgang verzögert“ oder „Ausgang erfolgt, Alternativnachweis liegt vor“).
Liegt Ihnen bereits ein Alternativnachweis vor, können Sie das Verfahren auch proaktiv selbst einleiten. Seit der Fristverkürzung durch die ATLAS-Info 0835/25 ist Ihnen das bereits 20 Tage nach der Überlassung möglich (zuvor: 70 Tage). Bei dieser selbst eingeleiteten Variante müssen Sie die Meldung an den Zoll ebenfalls innerhalb von 20 Tagen übermitteln.
Können Sie den notwendigen Alternativnachweis nicht innerhalb der jeweiligen Frist vorlegen und das Ausfuhrverfahren damit beenden, wird Ihr Ausfuhrvorgang automatisiert für ungültig erklärt.
Hinweis:
Verfügen Sie über eine AEO-Bewilligung, entfällt für Sie die Pflicht zur Vorlage von Alternativnachweisen bei der Ausfuhrzollstelle. Die Ausgangsbestätigung erfolgt automatisiert, sobald Sie als AEO auf das Nachforschungsersuchen mit „Ausgang erfolgt, Alternativnachweis liegt vor“ antworten.
Und hier noch ein Tipp: Überwachen Sie Ihre offenen Ausfuhrvorgänge regelmäßig. Liegt Ihnen bereits ein Alternativnachweis vor, lohnt sich die proaktive Einleitung nach 20 Tagen, statt die automatisierte Anfrage nach 90 Tagen abzuwarten.
Wie lässt sich die Erstellung der Ausfuhranmeldung im Alltag beschleunigen?
Für die elektronische Abgabe Ihrer Ausfuhranmeldung stehen Ihnen grundsätzlich verschiedene Wege zur Verfügung: die Nutzung einer zertifizierten ATLAS-Software als Teilnehmer, die Beauftragung eines Dienstleisters mit ATLAS-Zugang oder die Internet-Ausfuhranmeldung Plus (IAA Plus) – eine kostenfreie Webanwendung der deutschen Zollverwaltung, die sich insbesondere an kleine und mittelständische Unternehmen richtet. Mit steigendem Sendungsaufkommen stößt die manuelle Einzelfallbearbeitung über IAA Plus schnell an ihre Grenzen. Hier setzen spezialisierte Softwarelösungen wie unser i-TMS Portal an, die Ihre Stammdaten und Vorlagen zentral verwalten und in Ihre betrieblichen Abläufe einbinden.
Tipp:
Legen Sie für regelmäßig genutzte Adressen, Bewilligungen und Warenpositionen einmalig vollständige Stammdaten an. Für wiederkehrende Sendungen mit gleicher Struktur lohnt sich für Sie eine Vorlage – das reduziert Ihren manuellen Erfassungsaufwand bei jeder weiteren Anmeldung. Bei wachsendem Volumen sprechen Sie uns gern auf das i-TMS Portal an.
Fazit
Die meisten Fehler bei der Ausfuhranmeldung entstehen an denselben wiederkehrenden Stellen: bei der Beteiligtenkonstellation, bei nicht von Ihrer Bewilligung abgedeckten Warennummern, bei unvollständigen Warenbeschreibungen, bei falschen Wertangaben sowie bei fehlenden Genehmigungscodierungen. Auch offene Ausfuhrvorgänge ohne Ausgangsvermerk verdienen Ihre Aufmerksamkeit: Wenn Sie die Fristen im Nachforschungsersuchen (90/60 bzw. 20 Tage) kennen und aktiv überwachen, vermeiden Sie, dass Ihre Vorgänge für ungültig erklärt werden. Wenn Sie diese Punkte vor der Anmeldung systematisch prüfen, reduzieren Sie Rückfragen und Verzögerungen spürbar. Durch gepflegte Stammdaten und wiederverwendbare Vorlagen reduzieren Sie zudem Ihren Erstellungsaufwand.
