Definition
Die Gelangensbestätigung ist eine Bestätigung des Abnehmers, dass der Gegenstand einer Lieferung in einen anderen EU-Mitgliedstaat gelangt ist. Sie gehört in Deutschland zu den gesetzlich geregelten Belegen, mit denen Sie nachweisen, dass eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung vorliegt. Anders als die Ausfuhranmeldung ist sie kein Zolldokument, sondern ein umsatzsteuerlicher Nachweis.
Rechtsgrundlage
Die Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen ergibt sich aus § 4 Nr. 1 Buchst. b i. V. m. § 6a UStG. Die Nachweispflichten regelt die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (§§ 17a ff. UStDV); dort sind auch die Pflichtangaben der Gelangensbestätigung festgelegt. Seit 2020 gilt zusätzlich die unionsrechtliche Gelangensvermutung nach Art. 45a der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011 (MwSt-DVO).
Pflichtangaben
- Name und Anschrift des Abnehmers
- Menge und handelsübliche Bezeichnung des Liefergegenstands, bei Fahrzeugen einschließlich der Fahrzeug-Identifikationsnummer
- Ort und Monat des Erhalts des Gegenstands im übrigen Gemeinschaftsgebiet; befördert der Abnehmer selbst, Ort und Monat des Endes der Beförderung
- Ausstellungsdatum der Bestätigung
- Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten
Bei elektronischer Übermittlung ist keine Unterschrift erforderlich, sofern erkennbar ist, dass die Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder des Beauftragten begonnen hat. Die Gelangensbestätigung ist an keine bestimmte Form gebunden und kann als Sammelbestätigung für Umsätze aus bis zu einem Quartal ausgestellt werden.
Alternative Nachweise und Gelangensvermutung
Neben der Gelangensbestätigung lässt die UStDV weitere Belege zu, etwa einen Versendungsbeleg wie den CMR-Frachtbrief, eine Spediteursbescheinigung oder bei verbrauchsteuerpflichtigen Waren unter Steueraussetzung die Eingangsmeldung aus dem EMCS. Nach Art. 45a MwSt-DVO wird zudem vermutet, dass die Waren in einen anderen Mitgliedstaat gelangt sind, wenn der Lieferer bestimmte einander nicht widersprechende Nachweise besitzt, die von zwei voneinander unabhängigen Dritten stammen, zum Beispiel ein Frachtdokument und eine Transportversicherungspolice. Befördert oder versendet der Erwerber die Waren selbst, ist zusätzlich eine schriftliche Erklärung des Erwerbers erforderlich. Die Finanzverwaltung kann die Vermutung widerlegen.
Ablauf in der Praxis
- Lieferung ausführen und Rechnung mit Hinweis auf die Steuerbefreiung sowie den Umsatzsteuer-Identifikationsnummern erstellen
- Gelangensbestätigung beim Abnehmer anfordern, zum Beispiel per E-Mail mit Vorlage
- Rücklauf überwachen, Angaben prüfen und bei fehlenden Bestätigungen nachfassen
- Nachweise zusammen mit der Rechnung aufbewahren und den Buchnachweis führen
Neben dem Belegnachweis müssen die übrigen Voraussetzungen erfüllt sein, insbesondere die Verwendung einer gültigen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Abnehmers aus einem anderen Mitgliedstaat und die korrekte Angabe der Lieferung in der Zusammenfassenden Meldung.
Häufige Fehler
- Fehlende oder unvollständige Angaben, etwa ohne Monat des Erhalts
- Bestätigungen, die erst Monate nach der Lieferung angefordert werden und dann nur noch schwer zu erhalten sind
- Widersprüche zwischen Gelangensbestätigung, Rechnung und Transportunterlagen
- Verwechslung mit der Ausfuhr: Bei Lieferungen in ein Drittland ist stattdessen der Ausgangsvermerk zur Ausfuhranmeldung maßgeblich
Beispiel
Ein Großhändler aus Bremen liefert Ersatzteile per Spedition an einen Kunden in den Niederlanden. Der Kunde bestätigt per E-Mail, dass die Ware im Mai an seinem Standort in Rotterdam eingegangen ist. Zusammen mit dem Doppel der Rechnung belegt diese Gelangensbestätigung die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung.
Zusammenfassung
Die Gelangensbestätigung sichert die Steuerfreiheit innergemeinschaftlicher Lieferungen ab. Wer Bestätigungen systematisch anfordert, prüft und archiviert, vermeidet Umsatzsteuernachzahlungen bei Außenprüfungen. ZOBA unterstützt Sie mit Software, Dienstleistungen und Seminaren beim Einholen und Verwalten von Gelangensbestätigungen.