Wir bei der ZOBA Service & IT GmbH setzen uns intensiv mit den Möglichkeiten und Chancen von Künstlicher Intelligenz (KI) auseinander. Mit ocaia haben wir eine Lösung gefunden, die sich unseren Bedürfnissen und unserer Arbeitsweise optimal anpasst. Wir können mit ocaia genau die manuellen Aufgaben automatisieren, die den größten Aufwand darstellen. Gleichzeitig erhalten wir in alle Schritte der KI volle Einsicht und behalten so stets die volle Kontrolle.
In unserem letzten Blogbeitrag haben wir über die Risiken und Herausforderungen bei der Arbeit mit KI-Systemen und über KI-Kompetenz berichtet. Das ist besonders in Zollprozessen von großer Bedeutung, weil Fehler hier weitreichende Folgen haben können.
Die wichtigsten Fragen:
Was ist ocaia?
Warum und wie wir mit ocaia arbeiten
Wo steht ocaia aktuell?
Was ist ocaia?
Ocaia ist der persönliche Assistent für alle manuellen Aufgaben rund um dokumentenlastigen Zollprozesse. Mit ocaia können Sie genau die Aufgaben automatisieren, die durch ihren hohen Aufwand an z.B. Datensuche, Datenextraktion und Organisation sehr zeitintensiv sind. Ocaia lernt Ihre Vorgänge und Arbeitsweise kennen und führt diese selbständig auf Knopfdruck aus. Man kann bei den Vorgängen ebenfalls Stammdaten hinterlegen und so diese den Dokumentendaten der Geschäftspartner zuordnen. Ein weiterer Vorteil ist, dass man sich mit ocaia selbst Datenstandards erzeugen kann. Zu verarbeitende Daten kommen je Geschäftspartner oft in unterschiedlichster Struktur und Form vor, d.h. man hat immer andere Vorgänge und Prozesse, um die verschiedenen Datensätze abzuarbeiten. Mit ocaia kann man sich, unabhängig von den zu verarbeitenden Dokumenten, einen Standard erstellen lassen, mit dem man dann weiterarbeitet. Das ermöglicht es zum einen, Vorgänge zu vereinen und so die Komplexität zu verringern und zum anderen, einfacher Schnittstellen zu nutzen oder Projekte umzusetzen, da die Daten vereinheitlich werden. Neben der hohen Funktionalität und Flexibilität ist ocaia spielend leicht zu bedienen. Es bedarf keiner Entwickler-/IT-Kenntnisse, sondern kann von jedem genutzt werden.
Warum und wie wir mit ocaia arbeiten
Zollprozesse gehören zu den Vorgängen, die durch ihre Komplexität und Variabilität gekennzeichnet sind. Es gibt viele Sonderregeln und Feinheiten, die es zu beachten gilt. Bestehende Anforderungen oder Bedingungen ändern sich laufend. Man muss Angaben immer genau kontrollieren und gewissenhaft arbeiten. Darum ist der Einsatz von KI mit deren bekannten Risiken wie z.B. Halluzinationen mit Bedacht einzusetzen. Mit ocaia automatisieren wir genau die Prozesse, die durch ihren großen manuellen Aufwand herausstechen und im Gesamten einen sehr repetitiven Charakter haben. Wir bringen ocaia die Automatisierung selbständig mit unseren Dokumenten und Daten bei. Wir geben dabei Anweisungen vor, ähnlich wie wir einem neuen Kollegen in einen Vorgang einarbeiten würden. Schritt für Schritt gehen wir die Arbeitsvorgänge anhand eines Lernvorgangs mit Beispieldaten durch. Dabei können wir anhand von Zwischenschritten immer überprüfen, ob ocaia die Anweisungen richtig verstanden hat und ggf. nachbessern. Ist ein Vorgang eingerichtet geben wir ihn frei, sodass ihn jeder nutzen kann. Das hat den Vorteil, dass jeder Kollege jeden Kunden bearbeiten kann und so die Spezialisierung auf einen Geschäftspartner nicht mehr nötig ist. Durch ocaia legen wir somit alles auf einen standardisierten Prozess um. Das beseitigt Komplexität und steigert unsere Flexibilität, zum Beispiel bei einem Mehraufkommen an Aufträgen oder wenn ein Kollege vertreten werden muss.
Wie schon erwähnt, ist die Überprüfung der Ergebnisse bei KI-Lösungen essenziell. Da wir nur Teilabschnitte automatisieren, wird immer zwischengeprüft. So können Fehler schneller beseitigt und auch nachvollzogen werden, wie ein möglicher Fehler entstanden ist. Bei einer KI, die den gesamten Prozess automatisiert, ist dies sehr viel schwieriger.
Da wir unsere Vorgänge stets im 4-Augen-Prinzip abwickeln, ist das Kontrollieren der Ergebnisse ein elementarer Teil. Somit passt sich ocaia auf natürliche Art und Weise unserer Arbeitsweise an – und ocaia wird uns zeitnah diesbezüglich noch mehr Arbeit ersparen. Durch die Automatisierungsmöglichkeiten von ocaia arbeiten wir darauf hin, dass zukünftig die Prüfung im 4-Augen-Prinzip vom Nutzer der KI ausgeführt wird, während die KI selbst die Aufgabe des Mitarbeiters übernimmt, der den Auftrag bearbeitet. Das schafft Kapazitäten im Team für andere Aufgaben. Dazu kommt, dass die Bearbeitung des Vorgangs zusätzlich noch beschleunigt wird. So realisieren wir mit ocaia, besonders für große Vorgänge, schon jetzt eine Zeitersparnis von über 50%.
Ein weiter spannender Aspekt ist, dass wir, durch die Möglichkeit selbst zu entscheiden in welcher Form / Struktur ocaia das Ergebnis auswerten soll, in der Lage sind, ocaia leicht in unserer Software für die Bearbeitung der Zollvorgänge zu integrieren. Wir konnten einfach eine bereits existierende Excel-Schnittstelle bedienen und hatten so keinen Entwicklungsaufwand bezüglich Schnittstellen.
Wo steht ocaia aktuell?
Ocaia befindet sich aktuell in der Testphase. Wir haben bei der ZOBA Service & IT GmbH schon mehrere Vorgänge automatisiert und setzen laufend weitere um. Auch mit zwei weiteren Unternehmen arbeiten wir an der Umsetzung ihrer eigenen Vorgänge. Aber auch wenn wir uns in einer Testphase befinden, haben wir den Anspruch, uns ständig weiterzuentwickeln und noch besser die Bedürfnisse, Herausforderungen und Anforderungen unserer potenziellen Kunden zu erfüllen. Daher suchen wir noch mehr Unternehmen, die ocaia kostenlos kennenlernen und live erleben möchten. Wir erarbeiten mit Ihnen gemeinsam, wie ocaia sich in Ihre Prozesse integrieren lässt und zeigen Ihnen, wie Sie ocaia selbstständig bedienen und ab sofort selbstständig manuelle Aufgaben automatisieren können. So möchten wir von Ihnen erfahren, was für Funktionalitäten und Features noch benötigt werden, bzw. Sie sich wünschen würden, um bestmöglich mit ocaia zu arbeiten. Weitere Informationen finden Sie auf www.ocaia.de
Was ist ocaia?
Ocaia ist der persönliche Assistent für alle manuellen Aufgaben rund um dokumentenlastigen Zollprozesse. Mit ocaia können Sie genau die Aufgaben automatisieren, die durch ihren hohen Aufwand an z.B. Datensuche, Datenextraktion und Organisation sehr zeitintensiv sind. Ocaia lernt Ihre Vorgänge und Arbeitsweise kennen und führt diese selbständig auf Knopfdruck aus. Man kann bei den Vorgängen ebenfalls Stammdaten hinterlegen und so diese den Dokumentendaten der Geschäftspartner zuordnen. Ein weiterer Vorteil ist, dass man sich mit ocaia selbst Datenstandards erzeugen kann. Zu verarbeitende Daten kommen je Geschäftspartner oft in unterschiedlichster Struktur und Form vor, d.h. man hat immer andere Vorgänge und Prozesse, um die verschiedenen Datensätze abzuarbeiten. Mit ocaia kann man sich, unabhängig von den zu verarbeitenden Dokumenten, einen Standard erstellen lassen, mit dem man dann weiterarbeitet. Das ermöglicht es zum einen, Vorgänge zu vereinen und so die Komplexität zu verringern und zum anderen, einfacher Schnittstellen zu nutzen oder Projekte umzusetzen, da die Daten vereinheitlich werden. Neben der hohen Funktionalität und Flexibilität ist ocaia spielend leicht zu bedienen. Es bedarf keiner Entwickler-/IT-Kenntnisse, sondern kann von jedem genutzt werden.
Warum und wie wir mit ocaia arbeiten
Zollprozesse gehören zu den Vorgängen, die durch ihre Komplexität und Variabilität gekennzeichnet sind. Es gibt viele Sonderregeln und Feinheiten, die es zu beachten gilt. Bestehende Anforderungen oder Bedingungen ändern sich laufend. Man muss Angaben immer genau kontrollieren und gewissenhaft arbeiten. Darum ist der Einsatz von KI mit deren bekannten Risiken wie z.B. Halluzinationen mit Bedacht einzusetzen. Mit ocaia automatisieren wir genau die Prozesse, die durch ihren großen manuellen Aufwand herausstechen und im Gesamten einen sehr repetitiven Charakter haben. Wir bringen ocaia die Automatisierung selbständig mit unseren Dokumenten und Daten bei. Wir geben dabei Anweisungen vor, ähnlich wie wir einem neuen Kollegen in einen Vorgang einarbeiten würden. Schritt für Schritt gehen wir die Arbeitsvorgänge anhand eines Lernvorgangs mit Beispieldaten durch. Dabei können wir anhand von Zwischenschritten immer überprüfen, ob ocaia die Anweisungen richtig verstanden hat und ggf. nachbessern. Ist ein Vorgang eingerichtet geben wir ihn frei, sodass ihn jeder nutzen kann. Das hat den Vorteil, dass jeder Kollege jeden Kunden bearbeiten kann und so die Spezialisierung auf einen Geschäftspartner nicht mehr nötig ist. Durch ocaia legen wir somit alles auf einen standardisierten Prozess um. Das beseitigt Komplexität und steigert unsere Flexibilität, zum Beispiel bei einem Mehraufkommen an Aufträgen oder wenn ein Kollege vertreten werden muss.
Wie schon erwähnt, ist die Überprüfung der Ergebnisse bei KI-Lösungen essenziell. Da wir nur Teilabschnitte automatisieren, wird immer zwischengeprüft. So können Fehler schneller beseitigt und auch nachvollzogen werden, wie ein möglicher Fehler entstanden ist. Bei einer KI, die den gesamten Prozess automatisiert, ist dies sehr viel schwieriger.
Da wir unsere Vorgänge stets im 4-Augen-Prinzip abwickeln, ist das Kontrollieren der Ergebnisse ein elementarer Teil. Somit passt sich ocaia auf natürliche Art und Weise unserer Arbeitsweise an – und ocaia wird uns zeitnah diesbezüglich noch mehr Arbeit ersparen. Durch die Automatisierungsmöglichkeiten von ocaia arbeiten wir darauf hin, dass zukünftig die Prüfung im 4-Augen-Prinzip vom Nutzer der KI ausgeführt wird, während die KI selbst die Aufgabe des Mitarbeiters übernimmt, der den Auftrag bearbeitet. Das schafft Kapazitäten im Team für andere Aufgaben. Dazu kommt, dass die Bearbeitung des Vorgangs zusätzlich noch beschleunigt wird. So realisieren wir mit ocaia, besonders für große Vorgänge, schon jetzt eine Zeitersparnis von über 50%.
Ein weiter spannender Aspekt ist, dass wir, durch die Möglichkeit selbst zu entscheiden in welcher Form / Struktur ocaia das Ergebnis auswerten soll, in der Lage sind, ocaia leicht in unserer Software für die Bearbeitung der Zollvorgänge zu integrieren. Wir konnten einfach eine bereits existierende Excel-Schnittstelle bedienen und hatten so keinen Entwicklungsaufwand bezüglich Schnittstellen.
Wo steht ocaia aktuell?
Ocaia befindet sich aktuell in der Testphase. Wir haben bei der ZOBA Service & IT GmbH schon mehrere Vorgänge automatisiert und setzen laufend weitere um. Auch mit zwei weiteren Unternehmen arbeiten wir an der Umsetzung ihrer eigenen Vorgänge. Aber auch wenn wir uns in einer Testphase befinden, haben wir den Anspruch, uns ständig weiterzuentwickeln und noch besser die Bedürfnisse, Herausforderungen und Anforderungen unserer potenziellen Kunden zu erfüllen. Daher suchen wir noch mehr Unternehmen, die ocaia kostenlos kennenlernen und live erleben möchten. Wir erarbeiten mit Ihnen gemeinsam, wie ocaia sich in Ihre Prozesse integrieren lässt und zeigen Ihnen, wie Sie ocaia selbstständig bedienen und ab sofort selbstständig manuelle Aufgaben automatisieren können. So möchten wir von Ihnen erfahren, was für Funktionalitäten und Features noch benötigt werden, bzw. Sie sich wünschen würden, um bestmöglich mit ocaia zu arbeiten. Weitere Informationen finden Sie auf www.ocaia.de
Nehmt einfach Kontakt auf und schreibt eine E-Mail an simon@ocaia.de oder nimm an einem unserer kostenlosen Webinare teil.
