Definition
Der Ausgangsvermerk ist die elektronische Bestätigung der Zollverwaltung, dass eine zur Ausfuhr angemeldete Ware das Zollgebiet der Union tatsächlich verlassen hat. Er wird im IT-Verfahren ATLAS-Ausfuhr (AES) erzeugt und dem Anmelder elektronisch übermittelt.
Rechtsgrundlage
Das Ausfuhrverfahren ist im Unionszollkodex (UZK, VO (EU) Nr. 952/2013) und den zugehörigen Durchführungsbestimmungen geregelt. Für die Umsatzsteuer ist der Ausgangsvermerk der zentrale Beleg für die steuerfreie Ausfuhrlieferung nach § 6 UStG; die Anforderungen an den Ausfuhrnachweis ergeben sich aus § 9 UStDV.
Hintergrund
Früher wurde der Ausgang durch einen Stempel auf Papierdokumenten bestätigt. Heute tauschen Ausfuhr- und Ausgangszollstelle die Daten elektronisch aus, auch wenn sie in verschiedenen Mitgliedstaaten liegen. Für Lieferungen innerhalb der EU gibt es keinen Ausgangsvermerk; dort dient zum Beispiel die Gelangensbestätigung als Nachweis.
Ablauf in der Praxis
- Der Anmelder gibt die Ausfuhranmeldung bei der Ausfuhrzollstelle ab und erhält mit der Überlassung zur Ausfuhr die MRN.
- Die Ware wird unter Angabe der MRN bei der Ausgangszollstelle gestellt, an der sie das Zollgebiet der Union verlässt.
- Die Ausgangszollstelle bestätigt der Ausfuhrzollstelle den Ausgang.
- Die Ausfuhrzollstelle übermittelt dem Anmelder daraufhin den Ausgangsvermerk.
Alternativ-Ausgangsvermerk
Bleibt die elektronische Ausgangsbestätigung aus, etwa weil die Ware an der Ausgangszollstelle nicht ordnungsgemäß gestellt wurde, erhält der Anmelder zunächst keinen Ausgangsvermerk. Er kann den Ausgang dann gegenüber der Ausfuhrzollstelle mit anderen Nachweisen belegen, zum Beispiel mit Beförderungsdokumenten oder Belegen über die Einfuhrabfertigung im Bestimmungsland. Erkennt die Zollstelle die Nachweise an, erteilt sie einen Alternativ-Ausgangsvermerk.
Bedeutung für die Umsatzsteuer
Fehlt der Ausgangsvermerk, fehlt in der Regel auch der Belegnachweis für die Steuerbefreiung der Ausfuhrlieferung. Bei einer Außenprüfung kann das zu Umsatzsteuernachforderungen führen. Ausgangsvermerke sollten daher vollständig archiviert und den Ausgangsrechnungen eindeutig zugeordnet werden. Holt der Kunde die Ware selbst ab, sollte vorab geklärt werden, wer die Ausfuhranmeldung abgibt und wie der Lieferant den Ausgangsvermerk erhält.
Häufige Fehler
- Die Ware wird beim Ausgang nicht unter Angabe der MRN gestellt, etwa weil Spediteur oder Frachtführer die MRN nicht kennen
- Offene Ausfuhrvorgänge ohne Ausgangsvermerk werden nicht überwacht
- Ausgangsvermerke werden nicht archiviert oder lassen sich nicht den Rechnungen zuordnen
- Angaben in Ausfuhranmeldung und Rechnung weichen voneinander ab und erschweren den Nachweis
Beispiel
Ein Maschinenbauer liefert eine Anlage an einen Kunden in der Schweiz. Nach der Überlassung zur Ausfuhr bringt der Spediteur die Ware zur Grenzzollstelle und stellt sie dort unter Angabe der MRN. Kurz darauf erhält das Unternehmen den Ausgangsvermerk, ordnet ihn der Rechnung zu und kann die Lieferung als steuerfreie Ausfuhrlieferung behandeln.
Praxis-Tipp
Kontrollieren Sie offene MRNs regelmäßig und klären Sie fehlende Ausgangsvermerke frühzeitig mit Ihren Logistikpartnern. Je früher Sie reagieren, desto leichter lassen sich Alternativnachweise beschaffen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Spediteure die MRN mit jeder Sendung erhalten und beim Ausgang angeben.
Zusammenfassung
Der Ausgangsvermerk schließt das Ausfuhrverfahren ab und ist zugleich Ihr wichtigster Beleg für die Steuerfreiheit der Ausfuhrlieferung. Eine konsequente Überwachung offener Vorgänge und eine saubere Archivierung sichern diesen Nachweis. ZOBA unterstützt Sie dabei mit Software, Dienstleistungen und Seminaren.
Mehr dazu: Ausfuhrabwicklung sowie im Zoll-Lexikon Ausfuhranmeldung und MRN (Movement Reference Number).