ocaia · KI-Assistent für Zoll & Außenhandel
Ihre Fachkräfte sollen prüfen, nicht abtippen.
ocaia liest Rechnung, Packliste und Lieferschein nach Ihren Regeln, fasst nach Warennummer zusammen und zeigt, wo die Belege nicht zusammenpassen. Sie prüfen und geben frei – die Anmeldung geht an i‑TMS oder Ihre Zollsoftware.
30 Minuten, persönlich, mit Ihrer eigenen Anmeldung. Keine Einrichtungsgebühr.
Beispielvorgang mit fiktiven Daten
ocaia kommt von der ZOBA
- Über 30 Jahre Zollpraxis
- Hersteller der Zollsoftware i‑TMS
- Mitglied im Bundesverband der Zollsoftware-Hersteller
Seit 1995 vertrauen Unternehmen aus Industrie, Handel und Logistik auf die ZOBA
Bekannte Herausforderungen
Das Problem ist nicht die Anmeldung. Es sind die Belege davor.
Endlich jemand, der gerne abtippt.
Suchen statt prüfen
Drei Belege, drei Aufbauten: Bevor Sie prüfen können, suchen Sie Mengen, Gewichte und Werte zusammen – und tippen sie ab.
Wissen in einzelnen Köpfen
Jeder Lieferant braucht sein eigenes Vorgehen, und das kennt oft nur eine Person. Bei Urlaub oder Krankheit übernimmt man nicht nur einen Vorgang, sondern ein fremdes Vorgehen.
Doppelt gearbeitet
Erst abtippen, dann gegenprüfen. Wer sorgfältig arbeitet, bindet zwei Fachkräfte – für Arbeit, die ihr Fachwissen gar nicht braucht.
Neues Format, alles von vorn
Ein neuer Lieferant schickt seine Rechnung anders aufgebaut – und das eingespielte Vorgehen passt nicht mehr.
ocaia in 20 Sekunden
Und das, während Zollfachkräfte ohnehin knapp sind.
Im Kurzvideo sehen Sie ocaia in Aktion. Wie die Prüfung im Detail abläuft, zeigen wir direkt im Anschluss.
So arbeitet ocaiaWie sieht das mit Ihrem Vorgang aus?
Prüfung
Drei Belege, eine Tabelle, jede Abweichung markiert.
ocaia liest Ihre Belege, egal wie der Lieferant sie aufbaut, und legt das Ergebnis so vor, dass Sie vergleichen statt suchen.
| Pos. | Warennummer 2 | Bezeichnung | Menge Rechnung | Menge Packliste | Eigenmasse kg | Hinweis der KI |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 8481 80 59 | Kugelhahn DN 25 | 240 | 240 | 86,4 | – |
| 2 | 7318 15 88 | Sechskantschraube M8 | 5.000 | 5.000 | 41,0 | – |
| 3 | 3926 90 97 | Dichtung, Kunststoff | 120 | 112 | 3,1 | – |
| 4 | leer 3 | Halterung, Edelstahl | 60 | 60 | 18,6 | – |
| 5 | 8536 50 11 | Drucktaster, beleuchtet | 80 | 80 | 2,4 | Bezeichnung weicht von Stammdaten ab? |
Jedes Format
PDF, Excel, CSV oder E-Mail – egal, wie der Lieferant seine Belege aufbaut.
Nach Ihren Regeln zusammengefasst
Nach Warennummer gebündelt und mit Ihren Stammdaten abgeglichen.
Lücke statt Raten
Findet eine Regel keinen Treffer, bleibt das Feld leer – sichtbar und filterbar.
Schnittstellen zu jeder gängigen Zollsoftware
Nach Ihrer Freigabe geht das Ergebnis an i‑TMS oder Ihre Zollsoftware.
Kontrolle
Die KI übernimmt die Erfassung, nicht die Prüfung.
Das Vier-Augen-Prinzip bleibt. Nur das erste Augenpaar ist jetzt die Maschine – und die prüft sich nie selbst. Wie viele Augen es danach braucht, legen Sie fest.
-
01 · Maschine
ocaia erfasst und gleicht ab
Liest die Belege, überträgt die Werte, zeigt Abweichungen. Gibt nie selbst frei.
-
Bleibt beim Menschen.
02 · Mensch
Sie prüfen und geben frei
Mit Erfahrung, Kontext und der Verantwortung, die beim Anmelder liegt. Auf Wunsch mit zweiter Freigabe.
-
03 · Zollsoftware
i‑TMS übernimmt die Anmeldung
Prüft die Plausibilität, und Sie senden wie gewohnt ab. Andere Zollsoftware: per Schnittstelle.
Ihre Prüfregeln
TatsacheRegeln, die ein Mensch festgelegt hat – etwa Menge auf der Rechnung gegen Packliste. Eine Meldung ist hier eine Tatsache.
Hinweise der KI
WahrscheinlichkeitWas der KI sonst auffällt. Nützlich, aber sie kann Falsches melden und Echtes übersehen. Deshalb klar getrennt.
Eine fehlende Tarifnummer erkennt jedes System. Eine falsche erkennt nur Ihre Fachkraft.
Keine Ampel, keine Prozentwerte: Ein Sprachmodell setzt fort, was zusammenpasst – es prüft nicht, ob etwas stimmt. Darum entscheidet bei ocaia immer ein Mensch, und jede Freigabe bleibt nachvollziehbar.
Prüfung und Freigabe im Live-Webinar sehenIhre Regeln
Was heute im Kopf einzelner Kolleginnen und Kollegen steckt, steht künftig im Workflow.
Sie erklären ocaia die Regeln so, wie Sie es neuen Kolleginnen und Kollegen erklären würden – in natürlicher Sprache, getestet mit Ihren eigenen Belegen.
1 · Beschreiben: welche Belege, welche Daten, worauf geprüft wird.
2 · Testen: mit Ihren eigenen, auch schwierigen Belegen.
3 · Freigeben: für Ihr ganzes Team, nach denselben Regeln.
- Verteile die Eigen- und Rohmasse anhand der Bezugsmenge auf die Positionen.
- Verwende die Menge aus der Packliste und nicht aus der Rechnung.
- Trage die Packstücke je Abschnitt bei der ersten Position ein, bei den anderen „0“.
Eingerichtet von Ihren Fachkräften, nicht von der IT.
Wer weiß, dass bei einem Lieferanten die Menge auf der Packliste zählt? Nicht das Entwicklungsteam, sondern die Kolleginnen und Kollegen, die ihn seit Jahren kennen.
Gemessen in unserer eigenen Zollabwicklung
Halbe Zeit, eine Person, vollständig geprüft.
Effizienz im Zoll ist Richtigkeit pro Zeit. Die meisten messen nur den Nenner. Deshalb versprechen wir keine Trefferquote – sondern dass jede Position geprüft ist, bevor die Anmeldung rausgeht.
Anmeldung mit über 40 Positionen
Jede Position geprüft – von einer Person.
Messung aus der Einführungsphase, damals noch über den Excel-Import in i‑TMS.
„Wer würde eine Zollanmeldung ungeprüft abgeben, nur weil eine Software sie erstellt hat?“
Simon WolffProduct Owner ocaia, im IHK-Webinar „KI-Effizienz bei Zollprozessen“Bei einer Anmeldung mit drei Positionen sparen Sie deutlich weniger – da ist der Aufwand ohnehin klein. Der Hebel liegt bei den Vorgängen, die Ihnen heute Zeit kosten.
Ab fünf Positionen schneller – gemessen an unserer schnellsten Fachkraft, nicht am Durchschnitt, und ohne Zusammenfassen.
Eine Arbeitsweise für das ganze Team. Vertretung ist wieder möglich, neue Kolleginnen und Kollegen lernen einen Prozess statt vieler.
Ihre Ausgangslage
Wo ocaia bei Ihnen ansetzt.
Sie arbeiten mit i‑TMS
Login erhalten, Workflow anlegen, loslegen. Nach Ihrer Freigabe geht die Anmeldung direkt an i‑TMS – ohne Schnittstellenprojekt, in allen Servicestufen enthalten.
Sie kennen uns schon? Roger Dellbrügge hilft Ihnen gern weiter.
Termin anfragenSie nutzen eine andere Zollsoftware
ocaia hat Schnittstellen zu jeder gängigen Zollsoftware: Nach Ihrer Freigabe übernimmt Ihre Software das Ergebnis – ohne erneutes Abtippen.
Weitere Anbindungen, etwa an DocuWare oder SAP, auf Anfrage.
Termin anfragenSie sind Zolldienstleister oder Spedition
Jeder Mandant schickt andere Belege, und Spitzen lassen sich kaum mit Personal abfangen. Mit ocaia arbeitet Ihr Team mit einer Arbeitsweise für alle Mandanten – jeder Auftraggeber als eigene Organisation mit eigenen Stammdaten und getrennter Datenhaltung.
Wir kennen das: ocaia ist in unserer eigenen Zollabwicklung entstanden.
Termin anfragenEinführung
Einführung ohne Großprojekt.
So haben wir es selbst gemacht: nach rund drei Monaten produktiv statt nach einem halben Jahr Schnittstellenbau. Sie richten ein, wir helfen beim Start.
Es gibt keine Einrichtungsgebühr, das Onboarding ist optional.
bis neue Kolleginnen und Kollegen mitarbeiten – die Verarbeitung läuft automatisch, sie prüfen
Schulung, um Workflows selbst einzurichten – plus regelmäßige Übung
für Ihre Stammdaten: Eine KI ist nur so gut wie die Daten, gegen die sie abgleicht
Erfahrungswerte aus unserem Haus.
Ihre Daten
- Azure-Server in FrankfurtVerarbeitung in Deutschland
- AuftragsverarbeitungsvertragAVV nach DSGVO
- Kein Training mit Ihren DatenIhre Belege bleiben Ihre Belege
- Löschung nach 30 TagenVerarbeitungsdaten – Stammdaten bleiben in Ihrer Verwaltung
FAQ
Häufige Fragen
Ihre Frage ist nicht dabei? Simon Wolff beantwortet sie gern direkt.
Wer trägt die Verantwortung für die Anmeldung?
Wer anmeldet, schuldet den Zoll – unabhängig von der Software. Deshalb geht keine Anmeldung raus, bevor ein Mensch sie geprüft und freigegeben hat.
Ermittelt ocaia Tarifnummern?
Nein. ocaia übernimmt die Tarifnummern aus Ihren Stammdaten. Findet sich keine, bleibt das Feld sichtbar leer. Tarifierung ist Auslegung und bleibt bei Ihren Fachkräften.
Was kostet ocaia?
Eine monatliche Servicestufe plus Guthaben, das nur für freigegebene Positionen verbraucht wird. Verworfene Positionen kosten nichts, und kann ein Dokument nicht ausgelesen werden, wird der Vorgang nicht berechnet. Es gibt keine Einrichtungsgebühr, das Onboarding ist optional, die Servicestufe ist monatlich kündbar. Die Konditionen für Ihr Volumen besprechen wir im ersten Termin.
Muss ich im Termin echte Kundendaten zeigen?
Nein. Sie können Namen und Adressen vorher schwärzen – entscheidend für den Termin sind Aufbau und Umfang Ihrer Belege.
Funktioniert ocaia auch ohne i‑TMS?
Ja. ocaia hat Schnittstellen zu jeder gängigen Zollsoftware – nach Ihrer Freigabe übernimmt Ihre Software das Ergebnis. Anbindungen an weitere Systeme wie DocuWare oder SAP besprechen wir mit Ihnen.
Brauche ich für jeden Lieferanten einen eigenen Workflow?
Nein. Ähnliche Belege fassen Sie zusammen, und wo sie sich unterscheiden – etwa nach Transportart –, trennen Sie.
Was passiert, wenn ein Lieferant sein Format ändert?
Sie passen den Workflow an und testen ihn mit dem neuen Beleg, bevor Sie ihn wieder freigeben.
Was passiert, wenn ein Dokument nicht lesbar ist?
Kann ein Dokument technisch nicht ausgelesen werden, wird der Vorgang nicht berechnet. Sie erhalten sofort einen Hinweis im System.
Ihr Einstieg
Prüfen Sie ocaia an Ihrem aufwendigsten Vorgang.
Bringen Sie eine Anmeldung mit, die Ihnen heute Zeit kostet. In 30 Minuten sehen Sie, wie ocaia sie vorbereitet – und wo Ihre Prüfung ansetzt.
- 130-Minuten-Termin mit Ihrer eigenen Anmeldung
- 24 Wochen kostenlos testen
- 3Danach monatliche Servicestufe plus Guthaben, das nur für freigegebene Positionen verbraucht wird
Keine Einrichtungsgebühr · monatlich kündbar
Ihre Ansprechpartner
Sprechen Sie mit uns.
Termin mit Ihrem Vorgang anfragen
30 Minuten · persönlich · mit Ihrer eigenen Anmeldung
Wir nutzen Ihre Angaben, um mit Ihnen einen Termin zu vereinbaren. Details in unserer Datenschutzerklärung.
Erst zuschauen: Live-Webinar
Öffentlich, mit Fragerunde – wir zeigen ocaia an einem Beispielvorgang, mit Prüfung und Freigabe.
Den Teilnahmelink erhalten Sie per E-Mail. Details in unserer Datenschutzerklärung.
Product Owner ocaia – zeigt Ihnen ocaia an Ihrem eigenen Vorgang
Sie arbeiten bereits mit der ZOBA? Roger Dellbrügge, Vertrieb und Kundenbetreuung: r.***********@**ba.de, +49 421 41757‑117
Im Live-Webinar zeigen wir ocaia an einem Beispielvorgang – mit Prüfung und Freigabe.
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