Was ist eine Lieferantenerklärung?
Wann wird eine Lieferantenerklärung benötigt?
Wie könnte ein Beispielsachverhalt aussehen?
Was ist bei der Ausstellung einer Lieferantenerklärung zu beachten?
Was ist bei der Prüfung eingehender Lieferantenerklärungen zu beachten?
Das Präferenzrecht bietet Ihnen oder Ihren Kunden die Möglichkeit bestimmte Waren durch die Nutzung von Präferenzen zu einem günstigeren Zollsatz oder sogar zollfrei im Bestimmungsland einzuführen. Durch diese Zollvorteile können also Kosten eingespart werden. Die präferenzielle Ursprungseigenschaft der gelieferten Ware muss allerdings belegt werden. Bei Lieferungen innerhalb der Europäischen Union ist die Lieferantenerklärung der benötigte Nachweis.
Was ist eine Lieferantenerklärung?
Eine Lieferantenerklärung kommt immer dann zum Einsatz, wenn bei innereuropäischen Lieferungen der präferenzielle EU-Ursprung nachzuweisen ist. Der Lieferant trifft mit dieser Erklärung also rechtsverbindliche Aussagen über die präferenzielle Ursprungseigenschaft der gelieferten Ware. Sind inhaltliche Fehler vorhanden oder wurde gar eine Falschaussage getroffen, kann beispielsweise eine Konventionalstrafe des Kunden drohen.
Der Empfänger der Warensendung benötigt die Lieferantenerklärung
– bei der Beantragung förmlicher Präferenznachweise bei der Zollstelle (z. B. Warenverkehrsbescheinigungen EUR.1 oder EUR-MED),
– bei der Ausstellung vereinfachter Präferenznachweise wie der Ursprungserklärung auf der Rechnung oder
– für die Ausstellung einer Folge-Lieferantenerklärung.
Beispiel
Sie kaufen eine Handelsware ein und wollen diese ohne weitere Bearbeitung direkt zu Ihrem Kunden exportieren. Damit für die Ware bei der Ausfuhr ein Präferenznachweis ausgestellt werden kann, benötigen Sie nun einen Nachweis über die Ursprungseigenschaft der gelieferten Ware. Diesen erhalten Sie von Ihrem Lieferanten in Form einer Lieferantenerklärung.
Aber auch wenn Sie einen Herstellungsbetrieb führen und für die Produktion Ihrer Waren Vormaterial mit Ursprung von einem Lieferanten innerhalb der EU beziehen, benötigen Sie eine Lieferantenerklärung. Nur so kann eben dieses Vormaterial mit Ursprung auch dementsprechend in Ihrer Ursprungskalkulation berücksichtigt werden.
Eine Lieferantenerklärung kann für eine einzelne Lieferung als Einzellieferantenerklärung (LE) oder auch für einen längeren Zeitraum als sogenannte Langzeit-Lieferantenerklärung (LLE) ausgestellt werden. Sie kann sich sowohl auf Waren mit als auch ohne Ursprungseigenschaft beziehen.
Tipp:
Auch für die Ausstellung eines (nichtpräferenziellen) Ursprungszeugnisses bei den Industrie- und Handelskammern wird eine Lieferantenerklärung als Vorpapier anerkannt, denn für die Ausstellung einer LE sind die strengeren Regeln des präferenziellen Ursprungs maßgebend.
Förmlichkeiten bei der Ausstellung
Zur Ausstellung einer Lieferantenerklärung besteht keine gesetzliche Verpflichtung, jedoch können (kauf-)vertragliche Regelungen den Lieferanten zur Ausfertigung einer solchen Erklärung verpflichten. Die LE/LLE wird eigenverantwortlich – also ohne Mitwirkung der Zollverwaltung – ausgestellt.
Hierbei sollten Sie einige formelle Details beachten. Hier die wichtigsten Fakten für Sie im Überblick:
– Die Wortlaute der einzelnen Erklärungen sind in den Anhängen 22-15 bis 22-18 UZK-IA verbindlich vorgegeben. Ein Formblatt oder ähnliches muss allerdings nicht verwendet werden.
– Achten Sie auf eine möglichst ausführliche Warenbeschreibung. Die Praxis hat gezeigt, dass es oft hilfreich ist, wenn Sie Artikel- und/oder Seriennummern ergänzend hinzufügen. Nicht erforderlich ist hingegen die Angabe der Zolltarifnummer.
– Mit der Lieferantenerklärung treffen Sie Aussagen zum EU-Ursprung der Ware. Ein Mitgliedstaat der EU kann ergänzend genannt werden, allerdings wäre beispielsweise „DE“ allein nicht ausreichend.
– Außerdem ist der Länderkreis anzugeben, für den die Erklärung gilt.
– Die LE/LLE ist grundsätzlich von einem Mitarbeiter des liefernden Unternehmens mit einer Unterschrift zu versehen. Jedoch kann hierauf auch verzichtet werden, wenn eine Verpflichtungserklärung gegenüber dem Kunden abgegeben wird.
Die Gültigkeit einer Lieferantenerklärung richtet sich nach der Art der abgegebenen Erklärung: Während eine LE für eine konkrete Lieferung ausgestellt wird und auch nur für diese gültig ist, kann eine LLE für einen Zeitraum von bis zu zwei Jahren in die Zukunft oder einem Jahr rückwirkend ausgestellt werden.
Prüfung eingehender Lieferantenerklärungen
Die Lieferantenerklärung eines Zulieferers sollte im Idealfall direkt beim Eingang auf ihre Richtigkeit hin geprüft werden. Stellen Sie Mängel fest, sollten Sie den betreffenden Geschäftspartner um Nachbesserung bitten, denn eine spätere Korrektur ist meist mit einem großen Aufwand verbunden.
Ihre Prüfung der LE/LLE bezieht sich zunächst auf die formellen Aspekte, z.B.
Ist der Wortlaut der Erklärung korrekt?
Ist die Erklärung unterschrieben, bzw. eine Unterschrift überhaupt erforderlich?
Ist der angegebene Länderkreis zutreffend?
Ist ein eindeutiger Bezug zwischen der gelieferten Ware und der LE/LLE herstellbar (Nämlichkeit)?
Ist die Gültigkeit bei einer Langzeit-Lieferantenerklärung richtig angegeben?
Eine inhaltliche Prüfung ist für Sie als Empfänger einer LE/LLE in der Regel nicht möglich. Hierzu müsste der Lieferant sensible Daten über die Ursprungsermittlung an seinen Kunden weitergeben.
Hinweis:
Haben Sie Zweifel an der Echtheit oder Richtigkeit einer Lieferantenerklärung können Sie als Empfänger der Ware oder auch die Zollverwaltung ein sogenanntes Auskunftsblatt INF4 anfordern. Dieses Dokument wird nach einer Überprüfung der ursprungsrechtlichen Gegebenheiten durch die Zollstelle am Sitz des Lieferanten ausgestellt.
Wir unterstützen Sie bei Fragen zur fachgerechten Ausstellung oder auch bei der Prüfung einer solchen Erklärung. Sprechen Sie uns einfach an oder stellen Sie Ihre offenen Fragen in unserem Webinar „Praxisworkshop Lieferantenerklärungen “.
