Als Unternehmen mit Wachstumsgedanken sollten Sie immer einen Blick auf Optimierungspotenzial bei Ihren Prozessen haben. Die Prozessoptimierung im Außenhandel.
Um wirklich erfolgreich zu sein, führt daran leider kein Weg vorbei.
Wenn Sie nicht genau wissen, wo Sie anfangen sollen, keine Angst, genau das zeigen wir Ihnen heute.
Die ersten Schritte
Der erste Schritt ist immer den Ist-Zustand zu analysieren. Diese Analyse stellt eine Übersicht aller internen Prozesse auf, die Ihnen hilft, Schwachstellen und ungenutztes Potenzial zu erkennen.
Wichtig ist es hier klein anzufangen. Nehmen Sie sich als erstes Ihre Hauptprozesse vor, wie z.B. die Auftragsbearbeitung oder Lieferantenkommunikation.
Dies hat den Vorteil, dass Sie sich für den Anfang nicht zu viel vornehmen. Meist ist es auch so, dass in Ihren „Hauptprozessen“ das größte Optimierungspotenzial steckt.
Wie erkenne ich Optimierungspotenzial im Außenhandel?
Das Ziel der Prozessoptimierung wird immer das Einsparen von Zeit und Ressourcen sein. Mithilfe dieser Gesichtspunkte kann Optimierungspotenzial entdeckt werden.
Da Zeit in den meisten Fällen der wichtigste Faktor ist, sollte dieser auch als erstes berücksichtigt und als Optimierungsziel benannt werden.
Schauen Sie sich Ihren analysierten Ist-Zustand erst einmal nur mit dem Hintergedanken an, Zeit zu sparen.
Um genauer zu sein, schauen Sie sich Ihre Prozessabfolgen an und stellen sich folgende Fragen:
- Müssen Daten und/oder Informationen zu irgendeinem Zeitpunkt in der Prozessabfolge doppelt bearbeitet werden?
- Gibt es zu irgendeinem Zeitpunkt in der Prozessabfolge regelmäßig mehr als einmal Rückfragen?
- Werden Daten und/oder Informationen zu irgendeinem Zeitpunkt in der Prozessabfolge an mehr als einer Stelle hinterlegt?
Mit diesen Fragen können Sie größtenteils relativ einfach und ohne großen Aufwand herausfinden, ob Sie in einer Prozessabfolge Zeit verschwenden.
Nun kommen wir zu den wirklich spannenden Themen: Digitalisierung und Automatisierung.
Heutzutage macht Technik uns einiges möglich, da ist die Prozessoptimierung keine Ausnahme. Die Digitalisierung und/oder Automatisierung vieler Prozesse, ermöglicht es noch mehr Zeit einzusparen.
Der nächste Schritt ist daher zu analysieren, welche Prozessabfolgen Sie entweder digitalisieren oder sogar komplett automatisieren können.
Das Ziel sollte sein, so viel wie möglich zu automatisieren, da es hier theoretisch das meiste Potenzial gibt, um Zeit einzusparen.
Wie bewerte ich Optimierungspotenzial?
Prozesse wurden bewertet, Optimierungspotenziale festgestellt sowie -gehalten und jetzt?
Diese Frage zu beantworten ist nicht schwer. Wir nutzen hier eine Möglichkeit, die Sie bestimmt auch aus anderen Geschäftsbereichen kennen.
Das Gegenüberstellen von Kosten und Nutzen. Wir bewerten demnach, wie viel uns das Optimieren des Prozesses kostet, gegenüber dem Nutzen, den wir aus der Optimierung ziehen.
Allerdings sollten die sogenannten „Low-Hanging-Fruits“, Dinge, die wir sehr schnell innerhalb von 30 Minuten erledigen können, immer als allererstes betrachtet werden.
Die Identifizierung und das Erledigen der „Low-Hanging-Fruits“ ist mit das Wichtigste in der Prozessoptimierung.
Hier können oft große Fortschritte mit minimalem Aufwand erreicht werden, ganz im Sinne der Prozessoptimierung.
Was Sie im zweiten Teil erwartet
Im ersten Teil dieser Reihe haben wir uns allgemein mit der Prozessoptimierung beschäftigt. Im zweiten Teil wird es damit weitergehen, dass wir das Thema noch etwas vertiefen und uns speziell den Bereichen Zoll und Außenhandel widmen.
Verpassen Sie also auf gar keinen Fall den nächsten Teil, um mit handfesten Beispielen zu lernen, wie Sie Ihre Zoll- und Außenhandelsprozesse optimieren können, und wo das meiste Potenzial auf der Strecke bleibt.
Hier geht es zum zweiten Teil unserer Beitragsreihe.
Hier geht es zum dritten Teil unserer Beitragsreihe.
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