Was bedeutet der Begriff Compliance?
Eine Verknüpfung von Compliance und Zoll durch regelkonformes Umsetzen von Pflichten ist ein unverzichtbarer Baustein für die Arbeit im Außenhandel. Seit jeher müssen Sie als Unternehmen in diesem Bereich eine Vielzahl an nationalen, EU-weiten und internationalen Gesetzen und Verordnungen beachten.
Sind Sie bereits Inhaber einer zollrechtlichen Bewilligung? Dann haben Sie bei der Beantragung auch Angaben zu bestimmten Prozessen in den notwendigen Fragebögen tätigen müssen. So sind zum Beispiel für den Status des Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten (AEO) die Kriterien für eine Erteilung in Artikel 39 UZK festgeschrieben und werden mit Hilfe dieser Fragebögen abgefragt.
Mit der Erteilung einer Bewilligung kommen Sie in den Genuss diverser Vereinfachungen, im Gegenzug dazu erwarten die Zollbehörden von Ihnen eine rechtskonforme Anwendung und erlegen Ihnen auch zusätzliche Pflichten im Rahmen der Bewilligung auf.
Hinweis:
Der Begriff Compliance wird nun im Entwurf zur Änderung des Unionszollkodex (UZK) explizit angeführt. Es ist daher davon auszugehen, dass die Selbstorganisation der Unternehmen in Zukunft verstärkt von den Zollbehörden vorausgesetzt wird und immer mehr an Bedeutung gewinnt. Neben der reinen Zollabwicklung werden auch daran angrenzende Thematiken einbezogen.
Welche Anforderungen muss die Zollorganisation im Unternehmen erfüllen?
Die Zollabteilung eines Unternehmens fungiert als Ansprechpartner für die verschiedensten Abteilungen wie etwa den Einkauf, Logistik, Vertrieb oder die Buchhaltung. Aber nicht nur interne, sondern auch externe Stellen (Zollämter, Spediteure, das BAFA, Lieferanten u.v.m.) sind für die Kommunikation von Bedeutung.
Ein gelebtes Compliance-Management-System (CMS) mit offener Kommunikationskultur schafft klare Strukturen und eine Grundlage für das rechtssichere Auftreten im Außenhandel. So kann sichergestellt werden, dass sich Mitarbeiter an gesetzliche Bestimmungen halten und Verstöße, welche hohe Strafen zur Folge haben können, vermieden werden.
Um alle Beteiligten abzuholen sind festgeschriebene Prozesse mit klar definierten Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten und zu informieren Stellen notwendig.
Der Außenhandel befindet sich dabei im stetigen Wandel, sodass ein starres Regelwerk alleine nicht ausreicht.
Das Monitoring, also die regelmäßige Kontrolle der Prozesse, kann dabei mögliche Probleme aufzeigen. Ebenso ist ein Reporting, die Berichterstattung mit einem informierenden Charakter, hilfreich. Darüber hinaus können interne Audits durchgeführt werden. Anpassungen aufgrund geänderter Gesetzeslagen sind ebenfalls unabdingbar.
Ein Compliance-Management-System bildet somit einen Kreislauf.
Sie sind bereits seit längerem Verantwortlich für den Bereich Zoll und möchten sich im Austausch mit anderen Unternehmen weitere Anregungen holen? Oder haben Sie beim Lesen einen Handlungsbedarf für Ihr Unternehmen erkannt?
Dann besuchen Sie unser Webinar „Zollorganisation und Compliance im Unternehmen“ aus der Beitragsreihe „Kurz und Knackig“. Neben der Erörterung grundlegender Fragen zum Aufbau einer funktionierenden Zollorganisation, erhalten Sie Tipps und Tricks zur praktischen Umsetzung im Unternehmen.
Hier geht es zur Anmeldung!
